Présentation du processus de migration des données

La migration des données est le processus de transfert de données d'un système à un autre. Dans le cadre de votre transition vers Semble, vous pourrez avoir besoin de notre service de migration de données pour importer vos données médicales existantes dans votre compte Semble afin d'assurer la continuité de votre activité.

La migration des données est une étape importante de votre transition vers la plateforme. Pour que cette transition soit aussi fluide que possible, il est essentiel que vous vous familiarisiez avec notre processus de migration, que vous compreniez ce que nous attendons de vous, et que vous consacriez suffisamment de temps, avant la date de migration, à la configuration de votre système Semble pour une mise en service réussie.

Dans cet article

Quelles données peuvent être migrées vers Semble ?

Premiers pas

Le processus de migration : Pré-migration

Le processus de migration

Le processus de migration : Post-migration

Quelles données peuvent être migrées vers Semble ?

Les données suivantes PEUVENT être migrées vers Semble :

Dossiers patients
Dossiers de contacts
Relations entre contacts
Rendez-vous
Consultations
Factures
Documents patients
Tâches et rappels
Ordonnances

Les données suivantes NE PEUVENT PAS être migrées vers Semble :

Utilisateurs
Modèles
Tableaux personnalisés
Informations de carte bancaire
Toute donnée non liée à un patient
Données créées par les utilisateurs, spécifiques au système

REMARQUE : Les listes exactes des données pouvant ou ne pouvant pas être migrées varieront en fonction du système depuis lequel vous migrez et des données que vous nous fournissez. L'équipe migrations vous indiquera précisément quelles données peuvent être migrées au démarrage du processus.

Premiers pas

Si vous avez besoin d'une migration de données vers Semble, ou si vous souhaitez migrer des données vers un compte Semble existant, notre équipe interne de migration peut s'en charger. Veuillez contacter notre équipe : migrations@semble.io

REMARQUE : Le service de migration de données est payant, et le devis final dépendra de vos besoins spécifiques.

Le processus de migration : Pré-migration

Étape 1 : Compréhension de vos besoins

Afin de mieux cerner vos besoins en matière de migration de données, nous vous demandons dans un premier temps de remplir notre questionnaire de 5 à 10 minutes. Une fois complété, notre équipe vous contactera pour clarifier et confirmer le périmètre de vos besoins et finaliser le devis de votre migration.

Étape 2 : Préparer vos données

Avant de pouvoir planifier une date de migration, vous devez préparer vos données.

REMARQUE : Notre équipe n'accepte les exports de données qu'au format .CSV, car c'est le format pris en charge par Semble.

Si vous disposez déjà de votre export de données, passez directement à l'étape 3.
Si vous avez la possibilité de télécharger vous-même l'export de données, passez directement à l'étape 3.
Si vous avez besoin que votre ancien fournisseur de système effectue l'export pour vous, contactez-le et demandez-lui un export de vos données.

Certains fournisseurs peuvent exporter vos données dans un délai court, tandis que d'autres peuvent vous demander une demande formelle ou imposer plusieurs semaines d'attente. Il est donc important de comprendre le processus d'export de votre ancien fournisseur et de l'organiser en priorité.

Lors de la finalisation de la date d'export, vous devrez aligner celle-ci au mieux avec une date de migration disponible, que notre équipe vous communiquera à l'étape 3.

REMARQUE : Si vous avez besoin que vos données soient filtrées, nettoyées ou reformatées, cela doit être fait en amont, car notre service de migration ne réalise pas ces prestations. Notre équipe ne peut migrer que les données qui nous sont fournies, telles qu'exportées.

Étape 3 : Planifier la date de migration avec Semble

Une fois le questionnaire complété et votre export de données organisé, contactez migrations@semble.io et notre équipe vous proposera les prochaines dates de migration disponibles.Nous vous recommandons d'aligner au mieux la date d'export avec la date d'import afin de minimiser la période pendant laquelle vous serez sans accès à vos données.

REMARQUE : Lors du choix de la date, assurez-vous de pouvoir mettre vos données à disposition de Semble à cette date. Si vous devez reporter ou annuler votre créneau, vous devez en informer notre équipe au moins 1 semaine avant la date de migration prévue.

Étape 4 : Configurer votre compte Semble et vous préparer à la migration

En amont de votre date de migration, vous devez configurer votre système Semble afin d'être prêt à l'utiliser dès le début de la migration. La date de migration doit être considérée comme votre date de "mise en service" sur Semble.Les éléments clés à configurer sur votre compte Semble avant la migration sont :

Ajouter des Lieux et Salles
Ajouter et valider les Utilisateurs
Ajouter des Identifiants patients personnalisés (si vous souhaitez que nous migrions des identifiants patients personnalisés)
Ajouter des Tags (si vous souhaitez que nous appliquions des étiquettes aux patients migrés)
Ajouter des Groupes d'accès (si vous souhaitez que nous assignions des groupes d'accès aux patients migrés)

REMARQUE : Lorsque les données sont exportées à la date de migration, il est conseillé de vérifier si vous aurez toujours accès à votre ancien système ou si vous en perdrez l'accès.

Si vous ne disposez plus d'un accès après l'export des données, sachez que vous utiliserez Semble sans données préexistantes pendant la période de migration (5 à 7 jours ouvrés).

Il est donc conseillé de préparer à l'avance les informations relatives aux patients que vous recevrez pendant cette période, en saisissant les données nécessaires directement dans Semble ou en téléchargeant les rapports nécessaires.

Étape 5 : Exercice de correspondance des données (facultatif)

Si votre migration inclut des données de rendez-vous, notre équipe vous contactera pour réaliser un exercice de correspondance des données afin d'associer vos anciens utilisateurs et emplacements à ceux que vous avez ajoutés dans Semble.

Nous effectuons cet exercice afin que vos rendez-vous migrés s'affichent correctement dans le bon calendrier Semble. Nous vous guiderons plus en détail à travers cet exercice lorsque nous arriverons à cette étape.

REMARQUE : Si vous n'avez pas de données de rendez-vous à migrer, vous pouvez ignorer cette étape.

Le processus de migration

Étape 6 : Informations et instructions pour le transfert de données

Peu avant votre date de migration, veuillez contacter migrations@semble.io pour faire activer l'onglet Migrations de données. Veuillez suivre ce guide pour téléverser vos données.

Si votre fournisseur sortant doit effectuer le téléversement, notre équipe lui communiquera les identifiants et instructions SFTP de Semble (protocole de transfert de fichiers sécurisé) pour qu'il nous transmette les données de manière sécurisée.

AVERTISSEMENT : Pour des raisons de sécurité, ne nous envoyez jamais de données sensibles par e-mail.

Étape 7 : Export et transfert des données

Que ce soit vous ou votre ancien fournisseur, nous attendons que les données soient exportées et transférées avant ou le matin même de votre date de migration afin que notre équipe puisse démarrer promptement.Il est de votre responsabilité en tant que responsable du traitement des données de vous assurer que le jeu de données complet et correct nous est fourni dans les délais impartis.

ATTENTION : Pour ne manquer aucune donnée, apportez une attention particulière et minutieuse lors de l'export depuis votre ancien système.

Si votre ancien fournisseur effectue l'export à votre place, tout problème rencontré avec l'export nécessitera votre implication pour qu'il corrige les données en conséquence. Notre équipe ne peut migrer que ce qui lui est fourni.

Si les données sont en retard, mal formatées, incomplètes ou contiennent des erreurs, cela impactera le résultat de votre migration et nous devrons probablement reporter votre migration au prochain créneau disponible.

Étape 8 : Commencer à utiliser Semble et démarrage de la migration (5 à 7 jours ouvrés)

Commencer à utiliser Semble

Une fois vos données exportées depuis votre ancien système, nous vous recommandons de commencer à utiliser Semble et à y saisir des données directement, car toute donnée continuant à être ajoutée dans votre ancien système ne sera pas incluse dans la migration et devra être transférée manuellement dans Semble de votre côté.

Démarrage de la migration

À réception des données, notre équipe technique commencera à les examiner pour s'assurer qu'elles sont exploitables, dans le bon format, et que nous pouvons procéder comme prévu. À partir de ce moment, l'équipe technique lancera le processus de migration, qui peut prendre jusqu'à 5 à 7 jours ouvrés.

Étape 9 : Votre migration de données est terminée !

Lorsque notre équipe a finalisé votre migration, les données sont mises en ligne en une seule fois et vous êtes informé(e) de leur disponibilité sur votre compte Semble.

REMARQUE : Tout doublon créé pendant la période de transition peut être facilement fusionné grâce à la fonction de fusion de Semble. Toutes les opérations de fusion devront être effectuées de votre côté.

Le processus de migration : Post-migration

Étape 10 : Révision des données sur 2 semaines

À compter de la date de finalisation, vous disposez de 2 semaines pour vérifier minutieusement les données migrées et soumettre toute remarque à notre équipe. Passé ce délai, toute demande pourra être traitée comme une nouvelle demande de migration payante.

Cliquez ici pour savoir comment vérifier vos données migrées.

Pour toute question, n'hésitez pas à contacter migrations@semble.io.