Passer à un autre fournisseur depuis Semble (clients Union Européenne)
Cet article explique comment les clients UE peuvent exercer leurs droits de portabilité prévus par le Data Act européen pour exporter leurs données depuis Semble et migrer vers un autre fournisseur ou vers leur propre infrastructure.
Si vous êtes un client UE et que vous décidez de cesser d'utiliser Semble, notre équipe vous accompagnera dans le cadre d'un Plan de Transition et de Sortie standard décrit ci-dessous.
Dans cet article:
Quelles données nous pouvons exporter depuis Semble
Comment retrouver des patients spécifiques dans votre export de données
Comment soumettre une demande de transition
Ce qui se passe après réception de votre demande
Comment Semble réalise la transition pendant la période transitoire
Vos responsabilités pendant la période de transition
Sécurité des données et conformité
Quelles données nous pouvons exporter depuis Semble
Lorsque vous quittez Semble, nous pouvons exporter la plupart des données clés que vous avez générées sur la plateforme sous la forme d'un ensemble de fichiers CSV et/ou JSON.
Certains éléments sont exclus des données exportables pour des raisons de secret commercial du fournisseur ou d'infaisabilité technique :
-
Les structures de données et informations techniques strictement liées au fonctionnement interne de Semble
-
Certaines configurations internes, codes et outils protégés en tant que secrets commerciaux ou propriété intellectuelle de Semble
- Tout élément dont la divulgation compromettrait la sécurité ou l'intégrité des services Semble
Format JSON
Le format JSON est un format de fichier texte brut qui peut être ouvert dans n'importe quel éditeur de texte (TextEdit, Bloc-notes Windows ou Notepad++). Les données s'affichent sous forme de texte structuré avec des étiquettes et des listes.Avantages des fichiers JSON :
-
Format adapté aux développeurs, facile à utiliser pour les équipes techniques
-
En cas de migration vers un autre système, les développeurs de votre nouveau fournisseur pourront lire ce format facilement
-
Format standard largement utilisé dans les systèmes de santé
Conseils pour lire les fichiers JSON :
- Utilisez la fonction « Rechercher » de votre ordinateur pour trouver des noms de patients spécifiques
- Ouvrez les fichiers dans le navigateur Chrome et utilisez une extension de formatage JSON pour une meilleure lisibilité
- Pour des volumes importants de données, vous pourriez avoir besoin d'une assistance professionnelle
Contenu des fichiers JSON (18 fichiers) :
- autosaves.json
- availabilities.json
- bookings.json
- episodes.json
- invoices.json
- labs.json
- letters.json
- lettertemplates.json
- patientcommunications.json
- patientdocuments.json
- patients.json
- practices.json
- products.json
- questionnaires.json
- records.json
- rxes.json
- tasks.json
- users.json
Format CSV
Le format CSV (valeurs séparées par des virgules) est un format de fichier qui peut être ouvert dans Microsoft Excel, Google Sheets ou tout autre tableur. Les données sont organisées en lignes et en colonnes.Avantages des fichiers CSV :- S'ouvre directement dans Excel ou Google Sheets sans logiciel spécifique
- Utilisez les fonctions de filtrage et de recherche intégrées pour trouver des patients ou des dossiers spécifiques
- Aucune connaissance technique requise
- Compatible avec pratiquement tous les tableurs ou logiciels de base de données
- Ouvrez-les dans Excel ou Google Sheets pour une meilleure expérience
- Utilisez la fonction de filtrage pour trier par date, nom de patient ou autres champs
- La colonne « Patient » relie les enregistrements entre les différents fichiers CSV
- Vous pouvez combiner plusieurs fichiers CSV à l'aide de fonctions de tableur ou d'un logiciel de base de données
- availabilities.csv
- bookings.csv
- episodes.csv
- invoices.csv
- labs.csv
- letters.csv
- lettertemplates.csv
- patientcommunications.csv
- patientdocuments.csv
- patients.csv
- products.csv
- records.csv
- rxes.csv
- tasks.csv
- users.csv
REMARQUE : La colonne « Patient » relie les enregistrements entre les différents fichiers CSV.
Comment retrouver des patients spécifiques dans votre export de données
Méthode 1 : Utiliser les fichiers CSV (recommandé)
- Ouvrez le fichier patients.csv dans Microsoft Excel ou Google Sheets.
- Utilisez la fonction de filtrage ou de recherche pour trouver des patients par nom, e-mail, téléphone, date de naissance ou identifiant patient.
- Notez l'identifiant patient de la ligne correspondante.
- Utilisez cet identifiant patient pour trouver des informations connexes dans les autres fichiers CSV (rendez-vous, factures, dossiers médicaux).
Méthode 2 : Utiliser la fonction Rechercher dans un éditeur de texte (pour les fichiers JSON)
- Ouvrez le fichier patients.json dans un éditeur de texte (TextEdit, Bloc-notes ou Notepad++).
- Appuyez sur Ctrl+F (Windows) ou Cmd+F (Mac) pour ouvrir la fonction Rechercher.
- Recherchez le nom, l'e-mail ou le numéro de téléphone du patient.
- Repérez le champ « id » pour trouver l'identifiant unique du patient.
- Utilisez cet identifiant pour rechercher dans les autres fichiers JSON les enregistrements associés.
Important : Données de carte bancaire
Les données de carte de paiement sont détenues directement par Stripe, et non par Semble. Les clients doivent gérer séparément la transition du traitement des paiements vers le fournisseur destinataire. Contactez Stripe directement sur http://stripe.com pour toute demande de portabilité des données dans le cadre de leurs conditions applicables.
Comprendre ce qu'est un export de données
REMARQUE : Il s'agit d'une archive de données, et non d'un système de gestion de cabinet fonctionnel.
L'export de données est :
-
Une archive complète de toutes vos données patients, rendez-vous, factures et documents
-
Des données dans des formats standard (JSON et CSV) lisibles par d'autres systèmes
-
Adapté pour répondre aux demandes d'accès aux données et fournir des dossiers aux patients
-
Approprié pour un stockage à long terme afin de respecter vos obligations légales
L'export de données n'est pas :
-
Un système de gestion de cabinet fonctionnel
-
Un substitut à Semble ou à un autre logiciel de gestion de cabinet
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Un logiciel interactif avec tableaux de bord ou fonctionnalités automatisées
-
Une base de données consultable (vous devrez utiliser un tableur pour effectuer des recherches)
Comment soumettre une demande de transition
Pour exercer votre droit de portabilité au titre du Data Act européen, vous (ou votre nouveau fournisseur agissant en votre nom) devez envoyer une notification de transition écrite à l'équipe Customer Success.
Contacter l'équipe Customer Success
Contactez directement votre Customer Success Manager dédié ou envoyez un e-mail à l'adresse assistance@semble.fr
REMARQUE : Vous pouvez initier le processus de transition à tout moment. Le délai de préavis pouvant aller jusqu'à 2 mois commence à compter de la réception de la demande écrite. Votre date de sortie prévue pour l'export de vos données doit être choisie pendant la période transitoire d'un mois suivant la fin de ce délai de préavis.
Contenu de votre e-mail de demande
Votre e-mail doit inclure les éléments suivants :- Objet : « Demande de transition — [Nom du cabinet] — [Identifiant du cabinet] — [Date de sortie prévue] »
- Le périmètre des données que vous souhaitez exporter (par exemple : l'intégralité du compte, des dossiers spécifiques ou des services spécifiques)
- L'action de sortie prévue :
- transition vers un fournisseur destinataire identifié,
- migration vers une infrastructure sur site, ou
- suppression des données exportables uniquement.
- Vos dates ou fenêtre temporelle préférées pour l'export et le transfert.
Modèle de demande recommandé
Afin que Semble puisse traiter votre demande de transition, veuillez utiliser le modèle suivant, recommandé par la Commission européenne dans le cadre du Data Act européen :
Objet : Demande de Changement de Fournisseur au titre du Data Act – [Nom du cabinet] – [ID cabinet] – [Date souhaitée pour l'export]
Madame, Monsieur,Par la présente, nous exerçons notre droit de changement de fournisseur, conformément à notre contrat avec Semble.
Nom du cabinet : [insérer]
ID cabinet : [insérer]
Contact principal pour le changement :
- Nom : [insérer]
- Email : [insérer]
Portée des données à exporter : [compte complet / service(s) spécifique(s) / autre, à préciser]
Action de changement envisagée : [changement vers un autre prestataire de services de traitement de données / migration vers une infrastructure de technologies de l'information et de communication sur site / effacement des données exportables, sans changement vers un autre prestataire.]
Date ou fenêtre de temps souhaitée pour l'export : [insérer]
Informations complémentaires utiles au changement (optionnel) : [insérer]
Cordialement, [nom] [fonction] [organisation]
Ce qui se passe après réception de votre demande
Cette notification déclenchera le processus de transition et les délais prévus dans votre contrat (délai de préavis, période transitoire et période de récupération).
REMARQUE : Les frais de service continuent de courir pendant le délai de préavis et la période transitoire jusqu'à la confirmation écrite de la réussite de la transition.
- Accuser réception de votre demande et confirmer qu'elle est traitée comme une demande de transition au titre du Data Act
- Fournir un résumé écrit des catégories de données que nous exporterons pour vous, des formats et méthodes que nous utiliserons, ainsi que de l'ordre et du calendrier proposés pour l'export et le transfert
- Le contact Semble pour la transition et la sortie
- Votre contact désigné pour la transition et la sortie
L'ensemble de ces informations constitue votre Plan de Transition et de Sortie.
Comment Semble réalise la transition pendant la période transitoire
La période transitoire commence après la fin de votre délai de préavis. La fenêtre pendant laquelle la transition doit être réalisée est d'un maximum de 30 jours à compter de la date de création de votre export de données, sauf accord explicite d'une période transitoire différente par écrit. À la date convenue, l'export est mis à disposition via le SFTP de Semble.
Étape 1 : Réception de l'e-mail de guide SFTP
Semble envoie un e-mail avec des instructions étape par étape expliquant comment accéder au SFTP de Semble.
Étape 2 : Réception de l'e-mail d'accès SFTP
Semble envoie à votre contact de transition un e-mail sécurisé contenant des identifiants SFTP via un e-mail chiffré de l'équipe Migrations, lorsque votre export est prêt.
Étape 3 : Téléchargement de l'export
-
Votre contact de transition (ou votre nouveau fournisseur) peut alors se connecter et télécharger vos données à l'aide d'un client SFTP tel que FileZilla, puis les importer dans l'environnement destinataire.
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À compter de la date de création de votre export, vous disposez de 30 jours pour télécharger vos données depuis le SFTP de Semble.
REMARQUE : Tout au long de ce processus, Semble maintient un niveau élevé de sécurité pour l'export et les identifiants d'accès.
Vos responsabilités pendant la période de transition
Pendant la fenêtre de transition de 30 jours, vous et votre fournisseur destinataire êtes responsables de :- Télécharger l'export depuis le SFTP
- Importer et intégrer les données dans votre propre environnement ou dans le système destinataire
- Vérifier tous les enregistrements de données migrés dans votre système destinataire par rapport aux fichiers d'export source
Export expiré : que faire ?
Si votre export initial expire, vous pouvez demander un nouvel export dans un délai d'1 mois à compter de la date de la demande d'export initiale.
REMARQUE : Jusqu'au 12 janvier 2027, les frais applicables sont décrits dans la section Frais de transition. À partir du 12 janvier 2027, aucun frais de transition ne s'appliquera à ce nouvel export, sous réserve du droit applicable et de la faisabilité technique.
Fin de la transition
La transition est considérée comme réussie lorsque vous nous confirmez par écrit que votre migration depuis Semble a été effectuée avec succès.
REMARQUE : Si Semble ne reçoit pas de confirmation de la réussite de votre transition, notre équipe peut vous contacter pour solliciter cette confirmation. Si vous ne répondez pas dans un délai de 30 jours suivant cette demande, le processus de transition sera considéré comme terminé.
Ce qui se passe ensuite
Une fois la transition confirmée :- Votre contrat pour les services Semble concernés prend fin conformément aux conditions de résiliation de vos CGV. En pratique, votre accès à la plateforme Semble pour ces services cesse à compter de la date effective de résiliation, et la facturation de ces services s'arrête également à cette date (à l'exception de tout frais de résiliation anticipée expressément convenu).
- Une période de récupération de 30 jours commence, pendant laquelle vos données sont conservées et vous pouvez toujours demander à récupérer vos données exportables.
- À l'issue de la période de récupération, Semble supprime vos données exportables et actifs numériques de ses systèmes, sauf obligation légale de conservation de certains enregistrements.
5. Sécurité des données et conformité: Notre processus d'export de données est conçu pour vous aider à maintenir la conformité avec vos obligations légales.
Nous documentons nos opérations d'export et de suppression et pouvons vous en fournir la confirmation sur demande.
Sécurité des données et conformité
| Mesure | Description |
|---|---|
| Chiffrement SFTP | Tous les transferts de données utilisent le protocole de transfert de fichiers sécurisé avec des identifiants chiffrés |
| Authentification par clé PEM | Les fichiers de clé privée garantissent que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder à vos données |
| Envoi d'identifiants chiffré | Les identifiants d'accès sont transmis par e-mail chiffré |
| Accès limité dans le temps | La fenêtre de téléchargement de 30 jours minimise les risques d'exposition |
Frais de transition
Ces frais de transition s'appliquent jusqu'au 12 janvier 2027, conformément au Data Act européen. Après cette date, Semble ne facturera des frais que lorsqu'une demande de transition nécessite un développement spécifique sur mesure allant au-delà du processus de transition standard.
| Type d'export | Tarif |
|---|---|
| Premier export de données | Gratuit |
| Exports supplémentaires | 99 € + TVA par export |
| Exports sur mesure | Disponibles sur demande — tarification variable selon les besoins |
REMARQUE : Les exports sur mesure s'appliquent, par exemple, à des sous-ensembles de patients spécifiques ou à des plages de dates particulières.
Quand les frais de 99 € + TVA s'appliquent
-
Tout export de données après le premier
-
Si vous devez recréer un export après 31 jours de fermeture du compte (le cas échéant)
-
Si vous demandez plusieurs exports à des moments différents
ATTENTION : Nous vous recommandons vivement de télécharger toutes les données requises lors de votre premier export afin d'éviter des frais supplémentaires et de ne pas manquer la fenêtre de récupération.
FAQ
Que se passe-t-il si je ne télécharge pas mes données dans la fenêtre de 30 jours pendant la période transitoire ?
Si vous ne téléchargez pas l'export de données dans la fenêtre de 30 jours pendant la période transitoire, votre export de données expirera.- Si vous ne confirmez pas que la transition a été effectuée avec succès, votre contrat et votre facturation se poursuivront conformément à vos CGV.
- Si vous avez ultérieurement besoin d'un nouvel export, vous devrez soumettre une nouvelle demande, au plus tard à la fin de la période de récupération de 30 jours.
REMARQUE : Jusqu'au 12 janvier 2027, les délais de récupération applicables et les frais éventuels sont définis dans la section Frais de transition.
À partir du 12 janvier 2027, un nouvel export pourra être demandé sans frais de transition, sous réserve du droit applicable et de la faisabilité technique.