Remarque : pour configurer les rappels automatisés pour votre cabinet, vous devez disposer d’un rôle qui vous donne accès à l’onglet « Modèles de SMS et emails » dans les « Paramètres ».
Dans cet article :
Créer un nouveau modèle de rappel
Permettre à vos patients d’annuler leur rendez-vous en ligne
Intégrer un hyperlien à vos modèles de SMS ou d’emails
Mauvais modèle d’email envoyé aux patients
Créer un nouveau modèle de rappel
Vous pouvez créer de nouveaux modèles de rappel depuis la page « Paramètres » :
1. Accédez à l’onglet « Modèles de SMS et emails ».
2. Cliquez sur « Créer » dans le coin supérieur droit.
3. Remplissez la section « Informations générales » et choisissez le type "Rappel".
Remarque: Si certains champs ne sont pas modifiables, cela signifie que vous utilisez un modèle du système.
4. Saisissez le contenu de votre email ou de votre SMS. Vous pouvez taper directement dans l’éditeur de texte ou cliquer sur les « tags » pour insérer des informations personnalisées, comme le nom de famille d’un patient.
5. Cochez « Actif » en haut de l’écran pour pouvoir utiliser le rappel.
6. Cliquez sur « Enregistrer »
Le rappel créé apparaitra désormais dans l’onglet « Modèles de SMS et emails ».
Permettre à vos patients d’annuler leur rendez-vous en ligne
Vous pouvez insérer un lien d’annulation lors de la création d’un nouveau modèle de rappel depuis la page « Paramètres » :
1. Accédez à l’onglet « Modèles de SMS et emails ».
2. Sélectionnez le rappel personnalisé dans lequel vous souhaitez insérer le lien d’annulation.
3. Faites défiler jusqu’à la section « Contenu ».
4. Cliquez avec votre curseur dans le champ « Contenu du message email » là où vous souhaitez insérer le lien d’annulation, puis tapez votre texte d’introduction au lien.
5. Cliquez sur le tag « Lien annulation RDV ».
6. Cliquez sur « Enregistrer » en haut de l’écran.
Désormais, lorsque l’un des actes associés est réservé, l’email de rappel est envoyé au patient avec une option d’annulation en ligne :
7. Si vous avez activé l’alerte email, le système enverra automatiquement un email de notification d’annulation à l’adresse renseignée.
Intégrer un hyperlien dans vos modèles d’emails ou de SMS
Vous pouvez maintenant ajouter un lien hypertexte à vos emails et SMS en cliquant sur le bouton « Hyperlien » comme ci-dessous et un espace réservé apparaitra dans « Contenu du message email » :
REMARQUE : il est très important de ne supprimer aucun des crochets ou autres caractères utilisés et de remplacer uniquement les signes spécifiés ci-dessous.
Collez votre lien là où il est indiqué « replacewithlink.com », puis tapez librement le texte que vous souhaitez afficher à vos patients dans la section « VotreTexteIci ». Vous devriez obtenir un résultat comme suit :
Remarque : les messages SMS ne prennent pas en charge le formatage HTML. Pour garantir le bon fonctionnement des liens hypertextes, incluez l’URL simple (par exemple, http://example.com) sans plus de formatage.
En suivant l’exemple ci-dessus, voici comment s’affichera l’email reçu par vos patients. Ils verront les mots « clic test » qui, au clic, les redirigeront vers l’URL que vous aurez insérée précédemment :
Remarque : si vous créez de nouveaux modèles, ceux-ci ne seront pas automatiquement appliqués aux rendez-vous antérieurs à leur création.
Cependant, vous pourrez appliquer un nouveau modèle à ces rendez-vous existants en cochant manuellement les cases dans chaque fiche rendez-vous du calendrier :
Modifier un modèle de rappel
Vous pouvez modifier un modèle de rappel à tout moment depuis la page « Paramètres ».
1. Accédez à l’onglet « Modèles de SMS et emails ».
2. Sélectionnez le modèle de rappel que vous souhaitez modifier.
3. Effectuez vos modifications. Par example vous pouvez ajoutez/enlever des actes associés au modèle en cliquant sur les croix à côté de ceux-ci.
Remarque : les modifications peuvent être restreintes dans le cas des modèles marqués comme modèle « système ».
4. Lorsque vous avez réalisé vos modifications, cliquez sur « Enregistrer » en haut de l’écran.
Remarque: Si vous modifiez un modèle existant, tout email/SMS déjà programmé sera envoyé en utilisant la nouvelle version modifiée du modèle.
Nom d’expéditeur SMS
Vous pouvez définir le nom qui apparaitra sur les messages SMS envoyés par votre cabinet en envoyant un email à assistance@semble.fr
Remarque : les noms doivent comporter entre 3 et 11 caractères sans espaces.
Mauvais modèle d’email envoyé aux patients
Si vos patients ne reçoivent pas le bon modèle d’email pour un type de rendez-vous spécifique, suivez ces étapes de vérification et de mise à jour de vos paramètres :
1. Ouvrez votre modèle SMS ou email
2. Dans le champ « Sélectionnez les rendez-vous et parcours patients disponibles à la réservation », assurez-vous que le(s) bon(s) acte(s) sont associés au modèle d’email.
3. Pour retirer les actes inappropriés des modèles, cliquez sur le « X » à droite du nom de l’acte pour le supprimer.
Si, par exemple, l’acte « Consultation vidéo » est présent sur votre modèle de « Rendez-vous en présentiel », de mauvais modèles risquent d’être envoyés.
4. Enregistrez vos modifications : après avoir effectué les ajustements nécessaires, assurez-vous d’enregistrer les paramètres pour que les futurs messages utilisent le bon modèle.
Remarque : si vous disposez de plus d’un modèle, vous devrez peut-être tous les vérifier pour confirmer.