Cet article vous guide pour mettre en place l’envoi automatique des factures et des rappels de paiement à destination des patients concernant leurs factures non-remboursables impayées. À ce jour, ces rappels ne peuvent être transmis que par e-mail, et non par SMS.
Remarque : Pour configurer l’envoi automatique des e-mails de facturation pour votre cabinet, vous devez disposer d’un rôle qui vous donne accès à l’onglet Modèles SMS et e-mail dans les Paramètres.
Dans cet article :
Créer un nouveau modèle de rappel de facturation
Envoi automatique des factures
Envoi automatique des rappels de factures
Qui recevra la facture ou le rappel de paiement ?
Modifier ou supprimer votre modèle
Exclure des patients de la réception des rappels
Gérer vos rappels programmés et envoyés
Créer un nouveau modèle de facture
Vous pouvez utiliser les modèles système fournis en cliquant sur les trois points, puis en sélectionnant « Activer » :
Bien que vous ne puissiez pas modifier les paramètres des modèles système, il reste possible de personnaliser le contenu en cliquant directement sur le modèle :
Vous pouvez également créer un nouveau modèle de facture depuis la page Paramètres :
1. Rendez-vous dans l’onglet Modèles SMS et e-mail.
2. Cliquez sur Créer en haut à droite.
3. Complétez la section Informations générales :
a. Veuillez choisir « facturation » comme type de message.
b. Si vous utilisez Stripe/Semble Pay, vous pouvez également ajouter un lien de paiement à votre modèle.
Actuellement, ces rappels ne peuvent être envoyés que par e-mail et non par SMS.
Envoi automatique des factures
Vous pouvez choisir d’envoyer automatiquement la facture dès sa création en définissant le délai d’envoi à 0 heure. Cela vous évite de devoir la transmettre manuellement au destinataire à chaque nouvelle facture.
Remarque : si vous activez un modèle avec un délai d’envoi de 0 heure, toutes les factures créées dans Semble seront envoyées automatiquement.
Envoi automatique des rappels de facture
1. Choisissez quand vous souhaitez envoyer le rappel :
Vous avez la possibilité de planifier vos rappels pour qu’ils soient envoyés quelques heures, jours ou mois après l’émission de la facture initiale.
2. Saisissez le contenu de l’e-mail :
Vous pouvez insérer différents champs dynamiques selon les informations que vous souhaitez afficher dans le rappel, comme le numéro de facture ou le montant restant dû.
3. Cochez Actif et cliquez sur Enregistrer en haut de l’écran pour rendre le rappel disponible.
Qui recevra la facture ou le rappel de paiement ?
Le destinataire de l’e-mail sera la personne indiquée dans la section « Facturé à » de la facture d’origine.
Modifier ou supprimer vos modèles
1. Vous pouvez supprimer un modèle en cliquant sur « Supprimer » :
2. Vous pouvez supprimer, modifier, dupliquer ou désactiver votre modèle en cliquant sur les trois points :
Exclure des patients de la réception des rappels
Pour exclure un patient de la réception des rappels, accédez à son dossier, vous y trouverez une case à cocher intitulée « Recevoir des rappels pour impayés » vous pouvez alors décocher la case si vous ne souhaitez pas que ce patient ne reçoive de rappels de facturation.
Par défaut cette case est cochée pour tous les patients, veuillez ne décocher cette case que si vous ne souhaitez pas envoyer de rappels à ce patient.
Gérer vos rappels programmés et envoyés
1. Dans l’onglet Communications, vous pouvez visualiser et annuler les rappels programmés, ainsi que consulter les rappels déjà envoyés.
2. Une fois l’e-mail envoyé au patient, il apparaîtra dans votre onglet « Envoyés » comme illustré ci-dessous :
